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公司做活動如何選擇適合的場地
2016-06-04    來源:   點擊:

你最近有沒有被要求組織一個公司活動或者商務活動?不管是什么活動, 選擇一個合適的場地是至關重要的,來看看要找到一個完美的場地你應該注意些什么吧。 

場地類型 
活動的場地有很多種不同的類型,選擇場地類型應該考慮以下這些因素:你的活動參與人數,你想組織的活動環節,活動的類型風格,場地方能提供的服務以及場地的地理位置對于參加者的影響。場地類型通常包括: 


·         會議中心 – 專門為會議設計建造, 通常配備必要的會議設備設施,并且地理位置較佳。
·         大型會議中心– 專門為大型會議準備,通常擁有更大的場地空間和更完備的設施。
·         休閑中心 – 可以提供各種城市活動和休閑設施的場所。
·         酒店 – 很多酒店都提供裝備齊全的會務場所。憑著大量的座位空間和便捷的住宿, 酒店是當活動包含異地旅游時最好的會場選擇。

場地評估 
活動組織中去實地查看場地是非常必要的,你需要重點關注以下幾個方面: 

空間 

很顯然你需要一個足夠大的場地來容納你的參會人員,但是同時你也需要從另外一個角度來考慮這個問題。租用一個超大的場地給15個參會人員不僅是一種浪費,更有可能會讓參會者感到不舒服。 

餐飲 

很多人對于活動的期待之一是美食。 如果在這方面讓你的參會者失望可能會讓他們留下一個長久的不好的印象。 你需要確認你的場地方是否供應飲食, 如果是的話,他們能否達到足夠高的標準呢?食物的風格和口味適合你活動的基調嗎?能滿足一些特殊人群的要求嗎, 如素食主義者等。 

如果場地方不通過現場餐飲, 那么他們是否允許外部的餐飲供應方在現場操作呢?并且是否有足夠的設施用于食物的準備,存放和發放。 

場地條件 

一場活動通常會影響到公眾或者商業伙伴對你所在公司的印象。 你選的場地能給他們一個好的印象嗎?會場內的陳設是否過于老舊?會場是否安靜且沒有干擾?有足夠的衛生設施嗎?有足夠的娛樂提供給你的參會者嗎?有專為演 講者提供的“green room”讓他們可以在那里等待上演講臺嗎? 

場地聲譽 

一個活動場所不僅僅是一個建筑物或一個地方,更是在那里工作的員工。可以四處打聽一下,這個場所的服務口碑好不好? 他們是否能靈活的處理客戶的需求? 他們有經驗豐富的專職會務經理嗎?你會得到怎么樣的服務? 

場地設施 

考慮一下你的活動將會遇到的各種小問題。你的場地提供方允許你展示廣告橫幅和標牌嗎?他們會提供門房或者服務臺嗎?現場會有商務中心供客人使用嗎?你被允許調節座位安排,桌子和房間布局來適應你的需求嗎? 

試聽需求 

現在的活動還有不需要電子展示的嗎?你應該看一下你選的場地是否有以下這些東西:
·         廣播系統和麥克風
·         寬帶網絡
·         投影設備
·         純平顯示屏.
·         足夠的電源插座
·         影音控制室
·         白板
·         照明系統

打造一個成功的活動 
去會場實地考察并按照檢查清單逐一檢查必需的設備設施是否齊全, 相信你的場地方會給你的參會者帶來一場完美體驗的活動。 

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